Existenzgründung
Existenzgründung: von Anfang an steuerlich sauber aufgestellt
Die meisten Probleme junger Unternehmen entstehen nicht im dritten Jahr, sondern in den ersten Wochen: die falsche Rechtsform, private und betriebliche Zahlungen auf einem Konto, Belege im Schuhkarton und keine Rücklagen für die erste Steuernachzahlung.
VKJP sorgt dafür, dass Du von Anfang an richtig aufgestellt bist – mit der passenden Rechtsform, einer sauberen steuerlichen Anmeldung und einer Buchhaltung, die von Tag eins an effizient läuft. Ob Einzelunternehmen, Freiberufler oder GmbH-Gründung.
Unsere Gründungsberatung
Im Gründungsgespräch klären wir alles, was steuerlich und organisatorisch am Anfang entschieden werden muss:
- Wahl der passenden Rechtsform
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – wir erstellen und übermitteln ihn für Dich zum Festpreis von 100 € zzgl. USt
- Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung
- Einrichtung Deiner Buchhaltung und digitalen Belegwege
- Lohnabrechnung, sobald die ersten Mitarbeiter kommen
- Planung von Steuervorauszahlungen und Rücklagen
- Abstimmung mit dem Notar bei der Gründung einer GmbH oder UG
Danach begleiten wir Dich laufend mit Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen.
Welche Rechtsform passt zu Dir?
Die Rechtsform entscheidet über Haftung, Steuerbelastung und Aufwand. Hier die wichtigsten Unterschiede im Überblick:
| Rechtsform | Haftung | Mindestkapital | Besteuerung | Buchführung |
|---|---|---|---|---|
| Einzelunternehmen | Unbeschränkt, auch mit Privatvermögen | keins | Einkommensteuer, bei Gewerbe ggf. Gewerbesteuer | EÜR bis 800.000 € Umsatz bzw. 80.000 € Gewinn |
| GbR | Alle Gesellschafter unbeschränkt | keins | Einkommensteuer der Gesellschafter, ggf. Gewerbesteuer | EÜR bis zu denselben Grenzen |
| UG (haftungsbeschränkt) | Gesellschaftsvermögen | ab 1 €, 25 % des Gewinns als Rücklage | Körperschaft- und Gewerbesteuer, rund 30 % | Bilanz |
| GmbH | Gesellschaftsvermögen | 25.000 €, bei Bargründung mind. 12.500 € eingezahlt | Körperschaft- und Gewerbesteuer, rund 30 % | Bilanz |
| GmbH & Co. KG | Komplementär-GmbH; Kommanditisten bis zur Einlage | Kapital der Komplementär-GmbH | Einkommensteuer der Gesellschafter und Gewerbesteuer | Bilanz |
Freiberufler, etwa Ärzte, Architekten oder Berater, ermitteln ihren Gewinn als Einzelunternehmer oder in der GbR unabhängig von Umsatzgrenzen per Einnahmen-Überschuss-Rechnung und zahlen keine Gewerbesteuer.
Viele starten als Einzelunternehmen und wechseln später in eine GmbH, wenn Gewinne und Risiken steigen. Das geht steuerneutral, wenn es richtig geplant wird – mehr dazu bei der Einbringung eines Einzelunternehmens in die GmbH. Welche Rechtsform für Dich am besten passt, rechnen wir im Gründungsgespräch mit Deinen Zahlen durch.
Von Anfang an sauber aufstellen
Mit diesen Grundregeln läuft Deine Buchhaltung vom ersten Tag an effizient – und Du sparst Dir später Zeit, Nerven und Kosten:
Eigenes Geschäftskonto
Trenne private und betriebliche Zahlungen von Anfang an. Ein separates Konto macht jede Buchung eindeutig und erspart Dir später das mühsame Aussortieren.
Die passende Software ab Tag eins
Starte direkt mit DATEV Unternehmen online oder Lexware Office – über uns als Partnerkanzlei sogar 6 Monate kostenlos. Ein Systemwechsel nach einem Jahr kostet unnötig Zeit.
Belege digital statt im Schuhkarton
Fotografiere Belege direkt per App oder leite sie per E-Mail weiter. E-Rechnungen musst Du als Unternehmen ohnehin elektronisch empfangen können.
Schnittstellen nutzen
Wähle Kasse, Rechnungsprogramm und Shop-System möglichst mit DATEV-Schnittstelle. Dann fließen Umsätze automatisch in die Buchhaltung, statt einzeln erfasst zu werden. Denk bei einer elektronischen Kasse auch an die TSE und die Meldung ans Finanzamt.
Rücklagen für Steuern
Die erste Steuernachzahlung kommt oft zusammen mit den ersten Vorauszahlungen – und trifft viele Gründer unvorbereitet. Wir sagen Dir früh, wie viel Du zurücklegen solltest.
Rechnungen richtig schreiben
Pflichtangaben, Umsatzsteuer oder Kleinunternehmer-Hinweis, fortlaufende Nummern: Fehlerhafte Rechnungen kosten Deine Kunden den Vorsteuerabzug und Dich Nacharbeit. Wir prüfen Deine Vorlage einmal zu Beginn.
Steuerliche Anmeldung
Wer eine selbstständige Tätigkeit aufnimmt, muss dem Finanzamt innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch übermitteln. Darin werden die Weichen gestellt: voraussichtlicher Umsatz und Gewinn, Vorauszahlungen, Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung. Wir erstellen und übermitteln den Fragebogen für Dich – zum Festpreis von 100 € zzgl. USt.
Gewerbetreibende melden zusätzlich ein Gewerbe bei der Gemeinde an, Freiberufler nicht. Bei UG, GmbH und GmbH & Co. KG kommt die Eintragung ins Handelsregister über den Notar hinzu.
Kleinunternehmer: Seit 2025 gilt die Regelung, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Im Gründungsjahr liegt die Grenze bei 25.000 €. Ob sich die Regelung für Dich lohnt, hängt vor allem davon ab, ob Deine Kunden Unternehmen oder Privatleute sind.
Start-up oder GmbH gründen?
Gründest Du mit Partnern oder planst Wachstum und Investoren, ist meist eine UG oder GmbH die richtige Wahl. Wir begleiten Dich dabei steuerlich:
- UG oder GmbH – und ab wann sich eine Holding lohnt
- Geschäftsführergehalt und Sozialversicherungsstatus
- Abstimmung mit Notar und Rechtsanwalt zum Gesellschaftsvertrag
- Eröffnungsbilanz zum Festpreis von 200 € zzgl. USt und Einrichtung der Buchhaltung
Und der Businessplan?
Wir konzentrieren uns auf Steuern und Buchhaltung. Für Businesspläne und Fördermittel sind die STARTERCENTER NRW, IHK und Handwerkskammer gute Anlaufstellen. Die steuerlichen Zahlen für Deinen Plan liefern wir Dir gern.
Häufige Fragen zur Existenzgründung
Brauche ich als Gründer schon einen Steuerberater?
Gerade am Anfang lohnt es sich: Rechtsform, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und Kleinunternehmerregelung sind Entscheidungen, die später nur mit Aufwand zu korrigieren sind. Wer von Anfang an sauber startet, spart sich teure Nacharbeit.
Welche Rechtsform ist für meine Gründung die richtige?
Das hängt von Haftungsrisiko, erwartetem Gewinn, Anzahl der Gründer und Deinen Plänen ab. Viele starten als Einzelunternehmen und wechseln später in eine GmbH. Mit Partnern, höheren Risiken oder Investoren ist oft direkt eine UG oder GmbH sinnvoll. Wir rechnen die Varianten mit Dir durch.
Was ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?
Mit dem Fragebogen meldest Du Deine Selbstständigkeit beim Finanzamt an. Er muss innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit elektronisch über ELSTER übermittelt werden. Darin legst Du unter anderem Umsatz- und Gewinnschätzung sowie die Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung fest. Wir übernehmen das für Dich zum Festpreis von 100 € zzgl. USt.
Sollte ich die Kleinunternehmerregelung nutzen?
Sie spart Aufwand, weil Du keine Umsatzsteuer ausweist und keine Voranmeldungen abgibst. Dafür kannst Du keine Vorsteuer aus Deinen Einkäufen abziehen. Für Gründer mit Privatkunden und geringen Investitionen lohnt sie sich oft, bei Geschäftskunden oder hohen Anfangsinvestitionen meist nicht.
Wie viel sollte ich für Steuern zurücklegen?
Als grobe Orientierung ein Viertel bis ein Drittel des Gewinns – je nach Höhe des Gewinns und Rechtsform. Bist Du umsatzsteuerpflichtig, gehört die eingenommene Umsatzsteuer ohnehin nicht Dir. Wir sagen Dir anhand Deiner Zahlen, wie viel es konkret sein sollte.
Was kostet die Eröffnungsbilanz für eine GmbH oder UG?
Die Eröffnungsbilanz für eine Kapitalgesellschaft erstellen wir zum Festpreis von 200 € zzgl. USt. Sie ist bei der Gründung einer GmbH oder UG gesetzlich vorgeschrieben und bildet die Grundlage für die Buchhaltung ab dem ersten Tag.
Erstellt VKJP auch Businesspläne?
Nein, darauf haben wir uns bewusst nicht spezialisiert. Unser Fokus liegt auf der steuerlichen Gründungsberatung und einer effizienten Buchhaltung. Für Businesspläne empfehlen wir die STARTERCENTER NRW, IHK oder Handwerkskammer – die steuerlichen Zahlen dafür liefern wir Dir gern.
Bereit für Deinen Start?
Lass uns Deine Gründung besprechen – bevor die ersten Entscheidungen getroffen sind.