Betreuung von Betriebsprüfungen
Kassennachschau: richtig vorbereitet, richtig reagiert
Mitten im Mittagsgeschäft steht ein Prüfer des Finanzamts im Laden, zeigt seinen Dienstausweis und möchte die Kasse sehen. Eine Kassennachschau kommt immer unangekündigt – und in den ersten Minuten entscheidet sich oft, ob daraus ein kurzer Termin oder eine umfangreiche Betriebsprüfung wird.
VKJP bereitet Betriebe mit Bargeld so vor, dass sie jede Kassennachschau gelassen sehen können: mit sauber angebundener Kasse, aktueller Verfahrensdokumentation und einem klaren Notfallplan für Dein Team.
Was ist eine Kassennachschau?
Die Kassennachschau ist eine unangekündigte Prüfung der Kassenführung während der üblichen Geschäftszeiten. Sie ist keine Betriebsprüfung, kann aber jederzeit in eine übergehen – ohne vorherige Prüfungsanordnung.
Betroffen sind alle Betriebe mit Bargeld: Gastronomie, Einzelhandel, Bäckereien, Friseure, Kioske, Kfz-Werkstätten oder Hofläden. Geprüft werden elektronische Kassen genauso wie offene Ladenkassen, aber auch Taxameter und Waagen mit Registrierfunktion.
Wichtig zu wissen: Der Prüfer darf Deinen Betrieb vorher anonym beobachten, etwa durch einen Testkauf. Er muss sich erst ausweisen, wenn er die Geschäftsräume zur Prüfung betritt.
So läuft eine Kassennachschau ab
Nach dem Ausweisen kann der Prüfer unter anderem verlangen:
Kassensturz
Der Bargeldbestand wird gezählt und mit dem Soll-Bestand laut Kassenaufzeichnung abgeglichen. Größere Differenzen sind ein Warnsignal.
Datenexport
Bei elektronischen Kassen werden die Daten über die einheitliche Exportschnittstelle und der Export der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) angefordert. Der Prüfer wertet sie mit Analyse-Software aus.
Dokumentation
Verfahrensdokumentation, Bedienungs- und Programmieranleitung, Programmierprotokolle, Tagesabschlüsse und bei offener Ladenkasse die Kassenberichte.
Ordnungsmäßigkeit
Ist die Kasse beim Finanzamt gemeldet? Ist die TSE aktiv? Werden Belege ausgegeben? Stimmen Steuersätze und Artikelzuordnung?
Der Prüfer ist da – so reagierst Du richtig
- Dienstausweis zeigen lassen und Namen notieren.
- Uns sofort anrufen. Der Prüfer muss nicht unbegrenzt warten, aber ein kurzer Anruf beim Steuerberater ist üblich und sinnvoll.
- Kooperativ bleiben: Kassensturz ermöglichen und angeforderte Unterlagen und Daten bereitstellen.
- Keine Erklärungen zu Differenzen oder Gewohnheiten aus dem Stegreif – das klären wir später schriftlich.
- Alles notieren: Was wurde angefordert, was wurde mitgenommen, was wurde gesagt?
Was kann passieren?
- Keine Beanstandungen: Die Nachschau endet nach kurzer Zeit.
- Übergang zur Außenprüfung: Bei Auffälligkeiten kann der Prüfer direkt eine Betriebsprüfung beginnen.
- Hinzuschätzung: Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt die Umsätze schätzen.
- Bußgeld: Verstöße gegen die Pflichten für elektronische Kassen, etwa eine fehlende TSE, können mit bis zu 25.000 € geahndet werden.
Mit dem Erscheinen des Prüfers ist außerdem eine Selbstanzeige für die betroffenen Steuern nicht mehr möglich.
Checkliste: So bist Du vorbereitet
Die beste Verteidigung bei einer Kassennachschau ist eine Kasse, an der es nichts auszusetzen gibt:
Technik und Meldung
- Zertifizierte TSE aktiv und funktionsfähig
- Kasse beim Finanzamt über ELSTER gemeldet
- Belegausgabe bei jedem Verkauf
- Steuersätze richtig hinterlegt – seit 2026 etwa 7 % für Speisen in der Gastronomie
Dokumentation
- Aktuelle Verfahrensdokumentation zur Kasse
- Programmierprotokolle und Änderungshistorie
- Täglicher Tagesabschluss bzw. Kassenbericht
- Kassensturzfähigkeit jederzeit gewährleistet
Dein Team
- Mitarbeiter wissen, wer im Ernstfall zu informieren ist
- Notfallkarte mit unserer Telefonnummer an der Kasse
- Klare Regeln für Storni, Trinkgeld und Privatentnahmen
Mit VKJP
- Direkte Schnittstelle zwischen Kasse und Buchhaltung
- Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation
- Kassen-Check vorab, auf Wunsch als „Probe-Nachschau“
- Begleitung im Ernstfall
Spezialisiert auf Kassenführung
Unser Partner Michael Valder befasst sich seit 2018 intensiv mit elektronischen Kassensystemen und ist Zertifizierter Berater Kassenführung (NWB). Unser Team hat allein 2025 mehrere Kassennachschauen und Betriebsprüfungen in bargeldintensiven Betrieben begleitet und ohne oder nur mit geringfügigen Feststellungen abgeschlossen. Mehr zu den Besonderheiten der Branche bei der Gastronomie und beim Handwerk.
Häufige Fragen zur Kassennachschau
Muss sich der Prüfer bei einer Kassennachschau ankündigen?
Nein. Die Kassennachschau erfolgt grundsätzlich unangekündigt während der üblichen Geschäftszeiten. Der Prüfer darf den Betrieb vorher sogar anonym beobachten oder einen Testkauf machen. Sobald er prüfen will, muss er sich ausweisen.
Darf ich bei einer Kassennachschau meinen Steuerberater anrufen?
Ja, und das solltest Du auch. Der Prüfer muss zwar nicht beliebig lange warten, ein kurzer Anruf und die Abstimmung des weiteren Vorgehens sind aber üblich. Halte unsere Telefonnummer deshalb griffbereit an der Kasse.
Was passiert, wenn bei der Kassennachschau Mängel festgestellt werden?
Der Prüfer kann ohne vorherige Prüfungsanordnung direkt zu einer Außenprüfung übergehen. Bei erheblichen Mängeln kann das Finanzamt die Umsätze schätzen; Verstöße gegen die Pflichten für elektronische Kassen können zudem mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 € geahndet werden.
Gibt es die Kassennachschau auch bei offenen Ladenkassen?
Ja. Auch bei einer offenen Ladenkasse ohne elektronisches System kann eine Kassennachschau stattfinden. Geprüft werden dann vor allem die täglichen Kassenberichte, das Zählprotokoll und die Kassensturzfähigkeit.
Ist nach einer Kassennachschau noch eine Selbstanzeige möglich?
Mit dem Erscheinen des Prüfers zur Nachschau tritt für die betroffenen Steuern ein Sperrgrund ein. Eine Selbstanzeige ist dann insoweit nicht mehr möglich. Wer Zweifel an seiner Kassenführung hat, sollte deshalb vorher handeln.
Wie oft finden Kassennachschauen statt?
Es gibt keinen festen Rhythmus. Die Finanzverwaltung wählt Betriebe nach Risikogesichtspunkten und Branchenschwerpunkten aus, bargeldintensive Branchen wie die Gastronomie werden besonders häufig geprüft.
Ist Deine Kasse prüfungssicher?
Lass uns Deine Kassenführung prüfen – bevor es das Finanzamt tut.