Lohnbuchhaltung
Lohnbuchhaltung für den Mittelstand
Hunderte Abrechnungen im Monat, ständig neue Regeln und kaum noch Lohnbuchhalter am Arbeitsmarkt: Für viele mittelständische Unternehmen wird die Personalabrechnung zum Engpass. VKJP übernimmt Deine Lohn- und Gehaltsabrechnung ab etwa 50 Mitarbeitern – ganz oder teilweise, digital und mit festen Ansprechpartnern.
Unser spezialisiertes Lohnteam bringt über 25 Jahre Erfahrung mit. Und je mehr Mitarbeiter Du hast, desto günstiger wird der Preis pro Abrechnung.
Lohnbuchhalter fehlen? Auslagern ist die Lösung
Erfahrene Lohnbuchhalter sind schwer zu finden und noch schwerer zu ersetzen. Fällt die einzige Fachkraft aus, steht im schlimmsten Fall die Abrechnung – und mit ihr die Gehaltszahlung an Deine Mitarbeiter.
Mit VKJP verteilst Du dieses Risiko auf ein ganzes Team aus Steuerberatern und Steuerfachangestellten mit Schwerpunkt Lohn. Urlaub, Krankheit oder Kündigung bringen Deine Abrechnung nicht mehr in Gefahr, und Gesetzesänderungen setzen wir für Dich um.
Was Dir das Auslagern bringt
Ob Du die Lohnbuchhaltung komplett abgibst oder nur einzelne Teile – diese Vorteile spürst Du sofort:
Ausfallsicherheit
Ein Team statt einer Einzelperson: Feste Ansprechpartner mit eingearbeiteter Vertretung sorgen dafür, dass jede Abrechnung pünktlich läuft.
Aktuelles Fachwissen
Beitragssätze, Mindestlohn, Sachbezüge, Aktivrente: Wir kennen die Änderungen, bevor sie gelten, und setzen sie automatisch um.
Planbare Kosten
Du zahlst pro Abrechnung statt für Gehalt, Software, Fortbildung und Vertretung einer eigenen Lohnstelle. Ab etwa 50 Mitarbeitern mit Staffelpreisen.
Mehr Zeit für Personalarbeit
Deine Personalabteilung kann sich auf Recruiting, Mitarbeiterbindung und Entwicklung konzentrieren statt auf Meldungen und Beitragsnachweise.
Unsere Leistungen im Überblick
- Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Meldungen an Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaft
- Beitragsnachweise und Lohnsteuer-Anmeldungen
- Bescheinigungen für Mitarbeiter, Krankenkasse und Agentur für Arbeit
- Lohnjournale, Personalkostenauswertungen und Buchungsdaten für die Finanzbuchhaltung
- Beratung zu lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragen, z. B. Sachbezüge, Dienstwagen oder betriebliche Altersversorgung
- Begleitung von Lohnsteuer-Außenprüfungen und Prüfungen der Rentenversicherung
Prüfungen ohne Störung Deines Tagesgeschäfts
Lohnsteuer- und DRV-Prüfungen finden auf Wunsch vollständig in unseren Kanzleiräumen statt. Dein Betrieb läuft ungestört weiter, und Rückfragen klären wir direkt mit dem Prüfer.
Komplett oder teilweise
Du möchtest Stammdaten und Zeiterfassung im Haus behalten? Kein Problem. Wir übernehmen dann Abrechnung, Meldungen und Auswertungen – die Aufgabenteilung legen wir gemeinsam fest.
Digitale Prozesse für große Lohnmandate
Bei vielen Mitarbeitern zählt jede Minute, die nicht doppelt erfasst werden muss:
HR-Software per Schnittstelle
Du pflegst Stamm- und Bewegungsdaten bereits in einer HR- oder Zeiterfassungssoftware? Über sichere Schnittstellen übernehmen wir diese Daten verschlüsselt ins DATEV-Rechenzentrum und rechnen direkt daraus ab.
Lohnvorerfassung online
Ohne eigenes HR-System erfasst Du Arbeitszeiten, Zuschläge und Personaländerungen in DATEV Unternehmen online – strukturiert und nachvollziehbar.
Abrechnungen digital oder per Post
Deine Mitarbeiter erhalten ihre Abrechnungen sicher im Onlineportal Arbeitnehmer online, mit Archiv und E-Mail-Benachrichtigung. Oder klassisch per Post durch automatisierten Druck und Versand im DATEV-Rechenzentrum.
Auswertungen für Controlling
Lohnjournal, Personalkosten nach Kostenstellen und Buchungsdaten für die Finanzbuchhaltung stehen nach jeder Abrechnung bereit – als Grundlage für Planung und Reporting.
So läuft der Wechsel zu VKJP
- Bestandsaufnahme: Wir schauen uns Mitarbeiterstruktur, Besonderheiten und Deine Systeme an und erstellen Dir ein individuelles Angebot.
- Datenübernahme: Stammdaten und die Lohnkonten des laufenden Jahres übernehmen wir von Deinem bisherigen Dienstleister oder aus Deinem System.
- Erste Abrechnung: Wir gleichen die erste Abrechnung sorgfältig mit dem Vormonat ab, damit der Wechsel für Deine Mitarbeiter unbemerkt bleibt.
- Laufender Betrieb: Ab jetzt rechnen wir jeden Monat pünktlich ab.
Ideal ist ein Wechsel zum Jahresbeginn, unterjährig ist er aber ebenfalls möglich.
Preise für den Mittelstand
Unsere Standardpreise für die Lohnbuchhaltung beginnen bei 18,50 € zzgl. USt pro Mitarbeiter und Monat. Ab etwa 50 Mitarbeitern erstellen wir Dir ein individuelles Angebot: Je mehr Mitarbeiter, desto günstiger der Preis pro Abrechnung – bei großen Lohnmandaten bereits ab 12,00 € zzgl. USt.
Die Grenze sehen wir dabei nicht starr. Entscheidend sind Größe, Stabilität und Komplexität Deines Lohnmandats.
Häufige Fragen zur Lohnbuchhaltung im Mittelstand
Ab wie vielen Mitarbeitern gibt es günstigere Preise?
Ab etwa 50 Mitarbeitern erstellen wir ein individuelles Angebot mit Staffelpreisen. Die Grenze ist nicht starr: Auch ein Betrieb mit konstant knapp unter 50 Mitarbeitern kann profitieren. Je mehr Abrechnungen, desto günstiger wird der Preis pro Mitarbeiter – bei großen Lohnmandaten bereits ab 12,00 € zzgl. USt pro Abrechnung.
Können wir nur Teile der Lohnbuchhaltung auslagern?
Ja. Häufig bleiben Stammdatenpflege und Zeiterfassung im Unternehmen, während wir Abrechnung, Meldungen, Beitragsnachweise und Auswertungen übernehmen. Die Aufgabenteilung legen wir gemeinsam fest.
Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Wechsel?
Am einfachsten ist der Jahreswechsel, weil dann neue Lohnkonten beginnen. Ein unterjähriger Wechsel ist ebenfalls möglich; wir übernehmen dann die bisherigen Lohndaten des laufenden Jahres.
Kann unsere HR-Software angebunden werden?
In vielen Fällen ja. Zahlreiche HR- und Zeiterfassungssysteme verfügen über eine DATEV-Schnittstelle, über die Stamm- und Bewegungsdaten direkt in die Abrechnung fließen. Wir prüfen das im Erstgespräch.
Was passiert, wenn unsere Lohnbuchhalterin ausfällt?
Bei VKJP hängt die Abrechnung nicht an einer einzelnen Person. Du hast feste Ansprechpartner mit eingearbeiteter Vertretung im Lohnteam – Urlaub oder Krankheit verzögern Deine Abrechnung nicht.
Begleitet VKJP auch Lohnsteuer- und Rentenversicherungsprüfungen?
Ja. Wir bereiten die Prüfungen vor, stellen die Unterlagen bereit und begleiten den Prüfer. Auf Wunsch findet die Prüfung komplett in unserer Kanzlei statt.
Individuelles Angebot anfordern
Erzähl uns, wie viele Mitarbeiter Du hast und wie Deine Lohnbuchhaltung heute läuft – wir melden uns mit einem konkreten Angebot.