Lohnbuchhaltung
Lohnbuchhaltung für ausländische Unternehmen
Dein Unternehmen sitzt im Ausland, aber Du beschäftigst Mitarbeiter in Deutschland – im Homeoffice, im Vertrieb oder als entsandte Fachkräfte? Dann gelten deutsche Regeln für Sozialversicherung, Lohnsteuer und Meldungen, auch ohne eigene Niederlassung.
VKJP übernimmt die komplette Lohnbuchhaltung für ausländische Arbeitgeber: von der Prüfung, welche Pflichten überhaupt bestehen, über die Anmeldung bis zur monatlichen Abrechnung. So erfüllst Du Deine Pflichten in Deutschland, ohne hier eine eigene Personalabteilung aufzubauen.
Welche Pflichten hast Du als ausländischer Arbeitgeber?
Sozialversicherung und Lohnsteuer folgen in Deutschland unterschiedlichen Regeln. Deshalb prüfen wir beides getrennt:
Sozialversicherung
Wer in Deutschland arbeitet, ist grundsätzlich auch hier sozialversichert – unabhängig davon, wo der Arbeitgeber sitzt. Ausnahmen gibt es vor allem bei einer zeitlich begrenzten Entsendung mit A1-Bescheinigung oder nach einem Sozialversicherungsabkommen.
Besteht deutsche Versicherungspflicht, brauchst Du eine Betriebsnummer, meldest Deine Mitarbeiter bei der Krankenkasse an und zahlst die Beiträge monatlich.
Lohnsteuer
Zum Lohnsteuerabzug verpflichtet ist nur ein inländischer Arbeitgeber, etwa mit Betriebsstätte oder ständigem Vertreter in Deutschland. Daneben gibt es Sonderfälle wie die Arbeitnehmerüberlassung oder Konzernentsendungen, bei denen ein deutsches Unternehmen den Lohn wirtschaftlich trägt.
Fehlt ein inländischer Arbeitgeber, versteuert der Mitarbeiter seinen Lohn selbst über die Einkommensteuererklärung.
Ob eine Betriebsstätte oder ein ständiger Vertreter vorliegt, hängt vom Einzelfall ab. Diese Frage klären wir zu Beginn, denn sie entscheidet auch über Ertragsteuern Deines Unternehmens in Deutschland. Mehr dazu bei unserer internationalen Steuerberatung.
Typische Konstellationen
Diese Fälle begleiten wir regelmäßig:
Mitarbeiter im Homeoffice
Ein ausländisches Unternehmen stellt eine Mitarbeiterin ein, die dauerhaft von zu Hause in Deutschland arbeitet. Meist besteht deutsche Sozialversicherungspflicht, während die Lohnsteuerfrage von Rolle und Befugnissen abhängt.
Entsendung nach Deutschland
Fachkräfte werden für ein Projekt vorübergehend nach Deutschland geschickt. Liegt eine A1-Bescheinigung vor, bleibt es beim Sozialversicherungsrecht des Heimatlands. Steuerlich kann trotzdem Deutschland zuständig werden.
Aufbau einer Niederlassung
Mit einer deutschen Betriebsstätte oder Tochtergesellschaft wird das Unternehmen zum inländischen Arbeitgeber und muss Lohnsteuer einbehalten. Wir richten die Lohnabrechnung von Anfang an korrekt ein.
Konzernentsendung
Ein Mitarbeiter bleibt bei der ausländischen Muttergesellschaft angestellt, arbeitet aber für die deutsche Tochter, die seine Kosten trägt. Dann kann die deutsche Gesellschaft als wirtschaftlicher Arbeitgeber zum Lohnsteuerabzug verpflichtet sein.
Unsere Leistungen für ausländische Arbeitgeber
- Prüfung der sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Pflichten
- Beantragung der Betriebsnummer und Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
- Anmeldung der Mitarbeiter bei Krankenkassen und gegebenenfalls beim Finanzamt
- Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Beitragsnachweise, Umlagen und Lohnsteuer-Anmeldungen
- Prüfung vorhandener A1-Bescheinigungen bei Entsendungen
- Begleitung bei Prüfungen durch Finanzamt und Rentenversicherung
- Kommunikation mit deutschen Behörden als zentraler Ansprechpartner
So starten wir
- Analyse: Wir klären, welche Pflichten für Deine Mitarbeiter in Deutschland bestehen.
- Registrierung: Wir beantragen Betriebsnummer und Anmeldungen bei Krankenkasse, Berufsgenossenschaft und gegebenenfalls Finanzamt.
- Einrichtung: Wir legen die Lohnkonten an und stimmen den monatlichen Ablauf mit Dir ab.
- Laufende Abrechnung: Wir rechnen jeden Monat ab und informieren Dich über die fälligen Zahlungen.
Für neue Mitarbeiter stellen wir Personalstammblätter auch auf Englisch und Französisch bereit – zu finden in unserem Servicebereich.
Preis: Die laufende Lohnabrechnung kostet ab 80 € zzgl. USt pro Mitarbeiter und Monat. Prüfung und Registrierung zu Beginn stimmen wir individuell mit Dir ab.
Häufige Fragen ausländischer Arbeitgeber
Muss ein ausländisches Unternehmen in Deutschland Lohnsteuer einbehalten?
Nur wenn es inländischer Arbeitgeber ist, etwa weil es in Deutschland eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter hat, oder in Sonderfällen wie der Arbeitnehmerüberlassung. Andernfalls versteuert der Mitarbeiter seinen Arbeitslohn selbst über die Einkommensteuererklärung.
Muss ich für Mitarbeiter in Deutschland Sozialversicherungsbeiträge zahlen?
In der Regel ja. Wer in Deutschland beschäftigt ist, unterliegt grundsätzlich der deutschen Sozialversicherung – auch wenn der Arbeitgeber im Ausland sitzt. Ausnahmen gelten vor allem bei Entsendungen mit A1-Bescheinigung oder nach einem Sozialversicherungsabkommen.
Was ist eine A1-Bescheinigung?
Die A1-Bescheinigung bestätigt, dass für einen Mitarbeiter innerhalb der EU, des EWR oder der Schweiz weiterhin das Sozialversicherungsrecht seines Heimatlands gilt, etwa bei einer Entsendung von bis zu 24 Monaten. Sie wird im Heimatland beantragt. Wir prüfen, ob sie vorliegt und für die Tätigkeit in Deutschland ausreicht.
Begründet ein Mitarbeiter im Homeoffice eine Betriebsstätte?
Meist nicht, weil das Unternehmen über die Wohnung des Mitarbeiters nicht verfügen kann. Schließt der Mitarbeiter aber regelmäßig Verträge im Namen des Unternehmens ab, kann er ständiger Vertreter sein. Das hat Folgen für Lohnsteuer und Ertragsteuern und sollte geprüft werden.
Braucht ein ausländisches Unternehmen eine deutsche Betriebsnummer?
Ja, sobald es Mitarbeiter in Deutschland zur Sozialversicherung meldet. Die Betriebsnummer wird beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragt. Das übernehmen wir für Dich.
Gilt der deutsche Mindestlohn auch für ausländische Arbeitgeber?
Ja. Der gesetzliche Mindestlohn gilt für alle in Deutschland beschäftigten Arbeitnehmer, unabhängig vom Sitz des Arbeitgebers. 2026 beträgt er 13,90 € pro Stunde.
Was kostet die Lohnbuchhaltung für ausländische Arbeitgeber?
Die laufende Lohnabrechnung für Mitarbeiter ausländischer Arbeitgeber kostet ab 80 € zzgl. USt pro Mitarbeiter und Monat. Die anfängliche Prüfung der Pflichten und die Registrierung bei Behörden und Sozialversicherungsträgern stimmen wir individuell mit Dir ab.
Mitarbeiter in Deutschland?
Lass uns Deine Situation besprechen – gern auch auf Englisch.