Lohnbuchhaltung
DRV-Prüfung: die Betriebsprüfung der Rentenversicherung sicher begleiten
Die Deutsche Rentenversicherung kündigt eine Betriebsprüfung an, und plötzlich stehen die Lohnabrechnungen der letzten vier Jahre auf dem Prüfstand. Geprüft wird, ob Sozialversicherungsbeiträge und Umlagen richtig berechnet und abgeführt wurden. Fehler werden teuer, weil die Rentenversicherung nicht nur Beiträge nachfordert, sondern auch Säumniszuschläge.
VKJP bereitet die DRV-Prüfung mit Dir vor, begleitet den Prüfer, prüft den Bescheid und legt bei fehlerhaften Feststellungen Widerspruch ein. Ist VKJP bereits Dein Lohnbüro, liegen alle Daten ohnehin in DATEV vor.
Was ist eine DRV-Prüfung?
Die Rentenversicherung prüft bei jedem Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre, ob die Sozialversicherung richtig abgewickelt wurde (§ 28p SGB IV). Die Prüfung ist rechtzeitig vorher anzukündigen, in der Regel einige Wochen vor dem Termin. Geprüft wird grundsätzlich der Zeitraum seit der letzten Prüfung.
Die Prüfung umfasst nicht nur die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, sondern auch die Umlagen U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage, die Meldungen zur Unfallversicherung und die Künstlersozialabgabe. Heute läuft ein Großteil der Prüfung elektronisch: Die Abrechnungsdaten werden aus dem Lohnprogramm übermittelt und vom Prüfer mit Prüfsoftware ausgewertet.
Die DRV-Prüfung ist nicht zu verwechseln mit der Lohnsteuer-Außenprüfung des Finanzamts. Welche Prüfungen es außerdem gibt, erfährst Du auf unserer Seite Arten einer Betriebsprüfung; zur Betreuung von Prüfungen durch das Finanzamt siehe Betreuung von Betriebsprüfungen.
Worauf die Prüfer besonders achten
Die meisten Nachforderungen entstehen nicht durch Rechenfehler im Lohnprogramm, sondern durch falsche Einordnungen. Typische Prüffelder sind:
Scheinselbstständigkeit
Freie Mitarbeiter, die wie Angestellte eingebunden sind, gelten sozialversicherungsrechtlich als Beschäftigte. Dann werden Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile für den gesamten Zeitraum nachgefordert.
Gesellschafter-Geschäftsführer
Ob ein Geschäftsführer versicherungsfrei ist, hängt von seiner Rechtsmacht in der Gesellschaft ab, etwa einer Mehrheit oder echten Sperrminorität. Die Rechtsprechung ist hier streng, Altfälle sollten überprüft werden.
Minijobs und kurzfristige Beschäftigung
Überschreitungen der Verdienstgrenze, fehlende Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht oder nicht dokumentierte Zeitgrenzen bei kurzfristig Beschäftigten führen schnell zur vollen Beitragspflicht.
Sachbezüge und geldwerte Vorteile
Dienstwagen, Gutscheine, Essenszuschüsse oder Jobtickets sind nur unter bestimmten Voraussetzungen beitragsfrei. Fehlt die richtige Behandlung, wird nachverbeitragt.
Einmalzahlungen und Zuschläge
Boni, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge sowie Reisekosten werden auf ihre korrekte beitragsrechtliche Behandlung geprüft.
Künstlersozialabgabe
Wer regelmäßig Aufträge an selbstständige Designer, Fotografen, Texter oder Webentwickler vergibt, kann abgabepflichtig sein. Die Prüfer fragen dies inzwischen standardmäßig ab.
So begleiten wir Dich durch die Prüfung
1. Vorbereitung
Wir sichten die Prüfungsankündigung, stellen die angeforderten Unterlagen zusammen und gehen die typischen Prüffelder vorab durch. Auffälligkeiten besprechen wir mit Dir, bevor der Prüfer sie findet.
2. Prüfung
Auf Wunsch findet die Prüfung über VKJP statt. Wir sind Ansprechpartner für den Prüfer, beantworten Rückfragen fachlich und halten Dein Tagesgeschäft frei.
3. Anhörung und Bescheid
Will die Rentenversicherung Beiträge nachfordern, erhältst Du vorher eine Anhörung. Wir prüfen die Feststellungen, nehmen Stellung und kontrollieren den späteren Bescheid auf Fehler.
4. Widerspruch
Ist der Bescheid fehlerhaft, legen wir innerhalb der Monatsfrist Widerspruch ein und begründen ihn. Da der Widerspruch die Zahlung nicht aufschiebt, prüfen wir zugleich einen Antrag auf Aussetzung der Vollziehung.
Kommt es nach dem Widerspruchsverfahren zu einer Klage vor dem Sozialgericht, übernehmen wir die Vertretung dort nicht. In diesem Fall ist ein Fachanwalt für Sozialrecht der richtige Ansprechpartner.
Ist VKJP Dein Lohnbüro, kennen wir Deine Abrechnungen bereits und die Prüfung lässt sich besonders effizient vorbereiten. Mehr dazu auf unserer Seite Lohnbuchhaltung.
Nachforderungen: Was auf dem Spiel steht
Beitragsansprüche verjähren grundsätzlich nach vier Jahren ab Ende des Jahres, in dem sie fällig geworden sind. Wurden Beiträge vorsätzlich nicht gezahlt, verlängert sich die Frist auf 30 Jahre. Dazu kommen Säumniszuschläge von 1 % für jeden angefangenen Monat, die sich über mehrere Jahre zu erheblichen Beträgen summieren.
Besonders unangenehm: Den Arbeitnehmeranteil kann der Arbeitgeber nachträglich nur sehr eingeschränkt vom Lohn einbehalten, in der Regel nur bei den nächsten drei Lohnzahlungen. Für zurückliegende Jahre trägt er die Nachforderung daher meist allein. Werden Beiträge vorsätzlich vorenthalten, droht zudem ein Strafverfahren nach § 266a StGB.
Vorbeugen statt nachzahlen
Die beste Vorbereitung auf eine DRV-Prüfung beginnt lange vor der Ankündigung. Wir prüfen auf Wunsch die kritischen Fälle in Deinem Unternehmen vorab:
- Einordnung von freien Mitarbeitern und Gesellschafter-Geschäftsführern
- Einschätzung, ob bei unklarer Einordnung ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Rentenversicherung (§ 7a SGB IV) sinnvoll ist
- Durchsicht von Minijobs, Sachbezügen und Sonderzahlungen
- Prüfung einer möglichen Künstlersozialabgabepflicht
Für größere Arbeitgeber findest Du mehr auf Lohnabrechnung für den Mittelstand, für Unternehmen mit Sitz im Ausland auf Lohnbuchhaltung für ausländische Unternehmen.
Häufige Fragen zur DRV-Prüfung
Wie oft findet eine DRV-Prüfung statt?
Die Rentenversicherung prüft jeden Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre. Auf Wunsch des Arbeitgebers kann die Prüfung auch in kürzeren Abständen erfolgen. Geprüft wird grundsätzlich der Zeitraum seit der letzten Prüfung.
Wird die DRV-Prüfung angekündigt?
Ja. Die Prüfung ist rechtzeitig vorher anzukündigen, in der Regel einige Wochen vor dem Termin. Diese Zeit solltest Du nutzen, um die Unterlagen zusammenzustellen und kritische Fälle vorab mit uns durchzugehen.
Wo findet die DRV-Prüfung statt?
Die Prüfung kann in Deinem Betrieb, beim Steuerberater oder bei der Rentenversicherung stattfinden. Ein Großteil läuft heute elektronisch über die aus dem Lohnprogramm übermittelten Abrechnungsdaten. Auf Wunsch wickeln wir die Prüfung über VKJP ab.
Was passiert, wenn die DRV Beiträge nachfordert?
Vor einem Nachforderungsbescheid erhältst Du eine Anhörung, in der Du zu den Feststellungen Stellung nehmen kannst. Danach ergeht der Bescheid. Gegen ihn kannst Du innerhalb eines Monats Widerspruch einlegen. Der Widerspruch hat keine aufschiebende Wirkung, die Zahlung bleibt also zunächst fällig, sofern nicht die Aussetzung der Vollziehung gewährt wird.
Fallen bei einer Nachforderung immer Säumniszuschläge an?
Grundsätzlich ja: 1 % für jeden angefangenen Monat der Säumnis. Säumniszuschläge entfallen, wenn der Arbeitgeber glaubhaft macht, dass er unverschuldet keine Kenntnis von seiner Zahlungspflicht hatte. Das lohnt sich im Einzelfall zu prüfen.
Vertritt VKJP auch vor dem Sozialgericht?
Nein. Wir begleiten die Prüfung, die Anhörung und das Widerspruchsverfahren. Für eine Klage vor dem Sozialgericht ist ein Fachanwalt für Sozialrecht der richtige Ansprechpartner.
DRV-Prüfung angekündigt?
Sprich uns frühzeitig an – je mehr Zeit bis zum Prüfungstermin bleibt, desto besser lässt sich die Prüfung vorbereiten.